Организује конференцију? Ево неколико савета како да се супротставимо изазову

како да управљају догађај

Организује конференцију за истраживање може бити прилично изазов. Неки можда чак саветују да то не уради. Али исто тако је невероватна прилика и корисно искуство.

Састављање успешан догађај не мора да буде узбрдо борба. Само да се сетим три златна правила: планирати унапред, окружују се са великом тиму, а знамо зашто се то ради!

Ево неколико савета који ће вам помоћи у овој авантури.

1. Неуспех у плану планира да пропадне

Не журите у логистици. Пре него што почнете резервацију места и позива угоститеље, потребно је да одвојите мало времена да се припремите за конференцију.

Ово ће вам уштедети пуно стреса и спречава ласт минуте изненађења.

Замислите шта желите да конференцију за изгледати. Ко ће присуствовати? Који тип догађаја ће то бити? Какво искуство желиш да понуди делегатима?

Онда се у детаље. Колико полазници ће бити? Колико поднеске ћете добити? Колико дана ће трајати?

Ако можете, ступите у контакт са претходним организаторима да прикупљају информације из претходних година. То ће вам помоћи да поставите реалан буџет.

И запамтите да је то немогуће предвидети сваку ситницу. Увек ће бити неких питања нисте очекивали и то је у реду. Само план за то као добро.

2. Постоји снага у бројевима

Од програма до логистике, финансија и маркетинга, организује конференцију укључује више аспеката који сви захтевају стручност. Околина се са добрим тимом ће вам помоћи да обављају различите задатке ефикасније без преплављени. Такође ће вам омогућити да се усредсреде на главне циљеве: великог садржаја, добре звучнике, и ангажованих учесника.

Изаберите свој тим пажљиво. Потражите ентузијаста, организоване и погон првотимаца он Организационог одбора не би требало да има превише чланова, да би доношење одлука и координацију глатко. Џонатан Кан налази три је добар број. То све зависи од величине вашег конференције и колико времена имате на рукама.

Научите да делегира. Можете доделити комисије за неколико области одговорности: логистике (место, смештај, А / В, угоститељства, превоза), техничког програма, говорника, финансија и спонзора, регистрацију, маркетинг (комуникације, ПР, сајт, друштвени медији ...). На врху основних организатора, можете уписати волонтере да вам помогне на дан конференције или мање задатке. Студенти често га виде као добру прилику и срећно помоћи.

Ако имате буџет, размислите о ангажовању ПЦО или конференцијски канцеларију. Будући академски, евент манагемент није обавезно твоја јача. Ови стручњаци су експерти у организовању академске конференције. Они ће пружити највреднији помоћ, посебно уз логистичку страни ствари.

3. загрљај технологија

Постоји толико много начина на које можете искористити моћ технологије.

Пре свега, користи апстрактни систем управљања за прикупљање, детален преглед и прихватити аргументе и да управљате својим програмом. Да, ми смо пристрасни, али не можемо довољно нагласити колико времена ће те спасити!

Током конференције, проверите да ли све собе имају адекватну А / В опрему и да се то ради! И запамтите, ово је 21. век! Скоро сви носи лаптоп, смартпхоне или таблет и да ће желети да имају приступ интернету. Вифи може бити велики проблем на конференцијама. Побрините се да проверите унапред са месту које ће обезбедити вифи са довољно пропусни опсег.

Такође можете искористити мобилних апликација за побољшање искуства делегата. Постоје многе апликације тамо, да помогне похађача мрежу, смер конференцију, стварају сопствену распоред, итд

4. Одаберите звучнике Пажљиво

Проналажење правог главни говорник је од кључног значаја, али може да буде незгодно. Добар главни говорник ће привући делегата и подесите тон за свој истраживачки конференције.

Размислите о томе какав звучника и презентација желите. Циљ за различитости. Позове обе познате истраживаче и млађе истраживаче, и покушајте да има добар родни баланс.

Уверите се да имате план Б у случају звучници отказали!

5. Држите их послали

Треба да изграде ефикасан план комуникације. Спровести стратегију о томе шта садржај ћеш делити, када и коме. На вашем сајту, објављују интервјуе, блога, слике, програме, најаве звучника ... редовно ажурирају садржај да изграде неку узбуђење.

Будите у контакту са својим делегатима и звучника. Можете користити алате као МаилЦхимп за слање масовне мејлове у своје делегате. Уверите се да су добили све потребне детаље и упутства о својој конференцији: проведениа адресу, датуме, смернице, контакт информације, савете ...

Добра комуникација је важна током конференције. Додај знаке да укаже на присутне према презентацији соба, за столом за регистрацију, областима ручак или тоалета. Направити неке најаве током дана да обавести делегате одвијање догађаја и имају волонтера и чланова особља на располагању да одговори на питања и усмјеравати делегата. И не заборавите да вам се захвалим! Пошаљи емаил делегата и писмену обавијест на звучницима, чланови одбора и волонтера да им се захвалим за њихов допринос.

6. Олакшати умрежавање Умрежавање је један од главних разлога зашто истраживачи присуствовати конференцији. Твој посао је да им помогнемо да упознам занимљиве људе. Како? Пре свега, проверите да ли издвојити довољно времена за умрежавање могућности и дискусије. Немојте натрпати свој програм са презентацијама - изгради доста разламања и кафе сесија како би делегати да дишу и ћаскање. И изабрати одговарајући подешен за "друштвене" просторије: има софе и столице за људе да седе и обрнуто. Организују друштвене догађаје као што су журке, коктеле и вечере. Такође, треба узети у обзир ради неке експерименте да промовише учешће, као што је организација "унцонференцес" и користећи цоол мобилних апликација за подстицање умрежавања. Закључак Организовање академске конференције обухвата мноштво задатака, од којих је већина немају никакве везе са академским круговима. Мораћете да се организују да би се са свима њима. Ако организује конференцију за први пут, траже савет од претходних организатора или професионалаца Докле год си успео да своје патке у реду и држимо савете на уму, бићете на путу за успешан догађај!

Сее море: хттп: //ввв.тенвео-видео-цонференце.цом/

Ако желите да видео конференције камеру и микрофон, можете се обратити Тенвео салес манагер Рацхел, она ти дати решења и попусте.

Тел: 8613657740706

ВхатсАпп: 008613657740706

Е-маил: салес01@тенвео.цом

Скипе: Рејчел Лијанг

КК: 451810239

ВеЦхат: 13657740706